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退職証明書とは｜第二新卒が離職票との違いと頼み方を整理する【2026年版】

木戸 悠介 なぜキャリア？ 編集長 公開 2026年10月17日 読了 約10分
退職証明書とは｜第二新卒が離職票との違いと頼み方を整理する【2026年版】

転職先や役所の手続きで、「退職証明書を出してください」と言われて、離職票と何が違うのか分からず戸惑ったことはないでしょうか。似た名前の書類が多く、混乱しやすいところです。

退職証明書は、その会社で働いていたことと、辞めたことを証明する書類です。退職した人が頼めば、会社が出すことになっている書類と言われています。ただし、自動では届かないことが多いので、必要なときは自分から頼む必要があります。

この記事では、退職証明書と離職票の違い、必要になる場面、頼み方とメールの例文、届かないときの対応を整理します。なお、ここで扱うのは一般的な整理です。書類の扱いや手続きは状況によって違うため、個別のことは前の会社や公的な窓口に確かめてください。

1. 結論：必要なら、退職前後に自分から頼む

やること内容
必要かどうか確かめる転職先や役所の手続きで求められているか
書いてほしい内容を決める働いていた期間、仕事の内容、辞めた理由など
会社に頼む人事の担当者に、メールなどで依頼する
受け取ったら保管する転職先に出す前に写しをとっておく

退職証明書は、必要な人だけが頼めばよい書類です。すべての人が必ずもらうものではありません。

2. 退職証明書と離職票の違い

項目退職証明書離職票
役割働いていたことと辞めたことを証明する失業給付の手続きに使う
出すところ前の会社前の会社の手続きをもとに、公的な窓口から渡される
もらい方自分から頼むことが多い会社が手続きし、本人に届く（希望の確認がある場合も）
主な使い道転職先への提出、各種の手続き失業給付の申し込み

失業給付の手続きには、基本的に離職票が使われます。離職票が届かない間の手続きで、退職証明書が役立つ場合もあると言われていますが、扱いは窓口によって違うことがあるので、公的な窓口に確かめてください。離職票については、離職票が届かないときの記事も参考にしてください。

3. 必要になる主な場面

場面内容
転職先から求められたとき前の会社に在籍していたことの確認
健康保険や年金の手続き退職日を確かめる書類として求められることがある
離職票が届くまでの手続き代わりの書類として使える場合がある（窓口に確認）
住まいなどの契約勤め先が変わったことの確認

どの書類が必要かは、提出先によって違います。提出先に「退職証明書でよいか」「他の書類が必要か」を確かめてから頼むと、二度手間を防げます。

4. 書いてもらえる主な内容

内容説明
働いていた期間入社日と退職日
仕事の種類担当していた仕事
役職ついていた役職
賃金給与の額など
辞めた理由自己都合か会社都合かなど

書いてもらう内容は、頼む人が選べると言われています。書いてほしくない内容がある場合は、頼むときに伝えてください。扱いの細かな点は、会社や公的な窓口に確かめてください。

5. 頼み方とメールの例文

件名：退職証明書発行のお願い（〇〇 △△）

人事部 〇〇様

お世話になっております。〇月〇日付で退職いたしました△△です。

転職先への提出のため、退職証明書の発行をお願いできますでしょうか。記載していただきたい内容は、在籍期間と担当していた業務です。

郵送でお送りいただく場合の送り先は、下記のとおりです。

〒〇〇〇-〇〇〇〇　〇〇県〇〇市……

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

頼むときのポイント理由
何に使うかを伝える会社が必要な内容を判断しやすい
書いてほしい内容を伝える不要な内容が書かれるのを防げる
送り先を書く郵送のやりとりが一度で済む
いつまでに必要かを書く急ぎの場合に、早めに対応してもらいやすい

頼む前に確かめる5つの点

  1. 提出先で、退職証明書が必要かを確かめたか。
  2. 何に使うかを、一言で言えるか。
  3. 書いてほしい内容を決めたか。
  4. 送り先と、いつまでに必要かを書いたか。
  5. 頼んだ日を、メモに残したか。

6. 届かないときの対応

  1. 頼んでから1〜2週間ほどたっても届かなければ、人事の担当者に確かめる。
  2. メールで頼んだ場合は、同じメールに返信する形で状況を聞く。
  3. それでも届かない場合は、電話で状況を確かめる。
  4. 対応してもらえない状態が続く場合は、公的な相談窓口に相談する。

まずは、落ち着いて状況を確かめることが大切です。担当者が忙しく、手続きが遅れているだけのことも多くあります。対応してもらえない状態が続く場合は、労働に関する公的な相談窓口に相談してください。ここでの整理は一般的なものなので、個別の判断は窓口で確かめてください。

7. 受け取った後の保管

やること理由
写しをとる原本を出した後も、内容を確かめられる
内容を確かめる日付や内容に間違いがないか
他の退職の書類とまとめて保管する次の手続きで探しやすい

退職の書類は、一つの封筒やファイルにまとめておくと安心です。源泉徴収票や年金の書類など、退職のときに受け取る書類は、返すものと受け取るものの記事で確かめてください。

8. よくある思い込みと実際

思い込み実際
退職証明書と離職票は同じもの役割も出すところも違う
退職すれば自動で届く自分から頼むことが多い
必ずもらわないといけない必要な人だけが頼めばよい

退職の前後で受け取る主な書類

書類主な使い道もらい方の目安
源泉徴収票転職先での年末の税金の手続き退職後に会社から届くことが多い
離職票失業給付の手続き会社の手続きの後に届く
年金の手帳や基礎年金番号の分かる書類転職先での手続き自分で持っている場合と、会社が預かっている場合がある
退職証明書在籍と退職の証明自分から頼むことが多い

どの書類がいつ届くかは、会社によって違います。退職前に人事の担当者に「退職後に届く書類と、届く時期」を確かめておくと、手続きで慌てずに済みます。ここでの整理は一般的なものなので、個別のことは会社や公的な窓口に確かめてください。

9. よくある質問

退職前に頼んでもよいですか

退職日が決まっていれば、退職前に頼んでおくと、退職後すぐに受け取れることがあります。会社の手続きの流れに合わせて相談してください。

退職してから時間がたっていても頼めますか

退職してからしばらくたっていても頼めると言われていますが、期間の扱いなど個別のことは、会社や公的な窓口に確かめてください。

辞めた理由は書いてもらうべきですか

提出先で求められていなければ、書いてもらわなくても構いません。何を書いてもらうかは、頼むときに伝えてください。

転職先に出すのは原本ですか、写しですか

提出先によって違います。原本が必要か、写しでよいかを提出先に確かめてください。原本を出す場合は、出す前に写しをとっておくと安心です。

会社と関係が悪く、頼みにくいです

メールで、事務的に頼めば十分です。必要な内容と送り先だけを簡潔に書いてください。対応してもらえない場合は、公的な相談窓口に相談してください。

会社が倒産していた場合はどうすればよいですか

状況によって手続きが違います。公的な窓口に相談し、代わりに使える書類を確かめてください。

派遣で働いていた場合は誰に頼めばよいですか

雇用の契約を結んでいた派遣会社に頼むのが一般的です。個別のことは派遣会社に確かめてください。

手数料はかかりますか

会社によって扱いが違います。気になる場合は、頼むときに人事の担当者に確かめてください。

10. まとめ：必要になったらやる3つのこと

必要になったらやる3つのこと

① 提出先で、退職証明書が必要かを確かめる

② 何に使うか・書いてほしい内容・送り先を書いて、人事の担当者に頼む

③ 受け取ったら写しをとり、他の退職の書類とまとめて保管する

※ ここでの整理は一般的なものです。書類の扱いや手続きの個別のことは、前の会社や公的な窓口に確かめてください

退職証明書は、必要なときに自分から頼む書類です。離職票との違いを知っておけば、手続きで慌てずに済みます。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。

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