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総務の職務経歴書｜第二新卒が書類を通す書き方と見本【2026年版】

木戸 悠介 なぜキャリア？ 編集長 公開 2026年10月9日 読了 約13分
総務の職務経歴書｜第二新卒が書類を通す書き方と見本【2026年版】

総務の職務経歴書で多いのは、「備品管理、来客対応、社内行事の運営、契約書の管理など」と業務を長く並べる書き方です。総務は担当する業務の幅が広い分、並べるだけでは何が得意で、どこまで任せられるのかが採用担当に伝わりません。

総務の採用担当が職務経歴書で確かめたいのは、担当した業務の分類と範囲、費用や手間を減らした改善、社内のさまざまな人と調整した経験の3つです。総務の仕事は「会社のなんでも屋」と言われますが、だからこそ、整理して書ける人は評価されます。

この記事では、総務の職務経歴書の書き方を欄ごとに整理し、見本とあわせて紹介します。

1. 結論：採用担当が見る3つの欄

欄書くことなぜ見られるか
業務の分類と範囲施設・備品、契約・文書、行事・社内対応などに分けて書く入社後に任せられる範囲を判断する
改善費用や手間を減らした経験自分で仕事を良くできるかを判断する
調整社内の部署や社外の業者との調整周りを巻き込んで動けるかを判断する

2つ目の改善を数字で書ける応募者は多くありません。総務は売上を上げる仕事ではありませんが、費用や時間を減らすことで会社に貢献しています。その貢献を数字で書くと、総務の採用担当に強く伝わります。

2. 業務を分類して書く

分類主な業務書き方の例
施設・備品事務所の管理、備品の購入と管理、修繕の手配本社（従業員約150名）の備品の発注と在庫の管理
契約・文書契約書の管理、社内規程の管理、押印の手続き契約書の保管と期限の管理（約300件）
社内対応来客の受付、電話の取り次ぎ、郵便物の管理来客の受付と会議室の予約の管理
行事・福利厚生社内行事の運営、健康診断の手配年1回の健康診断の日程調整と受診の確認

分類ごとに書くと、業務が多くても読みやすくなります。応募先の求人票に書かれている業務に近いものから順に並べると、さらに伝わりやすくなります。

3. 改善を数字にする

改善の種類数字の例
費用の削減複合機の契約を見直し、年間の費用を約15%削減
手間の削減備品の申請を紙から社内の申請の仕組みに変え、処理の時間を半分に
期限の管理契約書の期限の一覧を作り、更新の漏れをなくした
行事の運営社内行事の参加率を60%から80%に向上

費用の削減は、金額でなく割合で書いても十分に伝わります。会社の数字を書けない場合は、割合や時間で表してください。

4. 調整の書き方：ビフォーとアフター

ビフォー 「事務所の移転を担当しました。」

アフター 「事務所の一部の移転で、総務の担当として業者との日程調整と、各部署への案内を担当しました。各部署から移転の希望を聞き取り、業務が止まらないよう、移動の順番を週末に分けて計画しました。移転後の問い合わせを一覧にして、翌週までにすべて対応しました。」

総務の調整は、社内の多くの人と関わるため、周りを巻き込む力として評価されます。

5. 見本①：総務から総務へ

職務要約

株式会社○○（従業員約150名）にて2年間、総務部で施設・備品の管理、契約書の管理、社内行事の運営を担当。複合機の契約の見直しで年間の費用を約15%削減し、契約書の期限の一覧を作って更新の漏れをなくしました。

職務経歴

2024年4月〜現在　株式会社○○　総務部（3名）

・施設・備品：備品の発注と在庫の管理、修繕の手配、事務所の一部移転の担当

・契約・文書：契約書の保管と期限の管理（約300件）、押印の手続き

・社内対応：来客の受付、会議室の予約の管理、郵便物の管理

・行事：社内行事の企画と運営（年2回）、健康診断の日程調整

・改善：複合機の契約を見直し年間の費用を約15%削減、契約書の期限の一覧を作成

見本の数字や社名は架空のものです。必ず自分の実際の経験に置き換えてください。

6. 見本②：営業事務から総務へ（他職種から）

職務要約

株式会社○○にて2年間、営業事務として受発注と営業部の庶務を担当。営業部の備品の管理や、部内の行事の取りまとめを任される中で、会社全体の働く環境を整える総務の仕事に関心を持ちました。

職務経歴

2024年4月〜現在　株式会社○○　営業部　営業事務

・受発注：販売管理の仕組みへの注文の入力（1日平均80件）

・庶務：営業部（20名）の備品の発注と管理、名刺の手配、来客の受付

・行事：部内の歓送迎会の企画と日程の調整（年3回）

・改善：備品の在庫を一覧で管理する方法に変え、急な発注を月数回からほぼなくしました

他職種から総務へ移る場合は、庶務や備品の管理、行事の取りまとめなど、総務につながる経験を前に出すのが基本です。

7. 落ちる書き方5つ

落ちる書き方何が問題か直し方
業務を長く並べるだけ何が得意か分からない分類ごとにまとめる
改善が一つもない言われたことをこなすだけの人に見える費用や手間を減らした経験を書く
数字が1つもない経験の量が分からない件数・割合・時間で書く
「縁の下の力持ち」だけ具体的な行動が見えない何を支えたかを具体的に書く
調整の経験を書いていない周りを巻き込めるか分からない社内や業者との調整を一つ書く

8. 面接で深掘りされる3か所

深掘りされる点聞かれ方の例準備
改善契約の見直しはどう進めましたか比べた内容と、上司への提案の仕方
調整部署の希望が合わなかった時は理由を聞いて折り合いをつけた経験
優先順位依頼が重なった時、どう進めますか期限と影響の大きさで決めた経験

提出前に見直す5つの点

見直す点確かめること
分類業務が分類ごとにまとまっているか
並び順応募先の求人票に近い業務から並んでいるか
改善費用や手間を減らした経験が、割合や時間で書けているか
調整誰と、何を調整したかが分かるか
規模会社の従業員数と、総務の体制の人数が書けているか

5つ目の規模は、総務の経験の中身を判断するうえで大切な情報です。少人数の総務で幅広く担当していたのか、大きな会社で一部を担当していたのかで、経験の意味が変わるからです。

9. よくある質問

総務の業務が多すぎて書ききれない場合はどうすればよいですか

分類ごとにまとめ、応募先の求人票に近い業務を中心に書いてください。すべてを細かく書く必要はありません。主な業務を具体的に書き、残りは一行でまとめる方法もあります。

費用の削減の金額を書いてもよいですか

会社の決まりで問題なければ書いて構いません。書けない場合は、割合で表してください。割合でも、会社に貢献したことは十分に伝わります。

総務の経験が1年程度でも書けることはありますか

あります。庶務や備品の管理、来客の対応など、日々の業務を具体的に書き、工夫したことを一つ添えれば、十分に評価されます。

職務経歴書は何枚がよいですか

第二新卒であれば、1〜2枚が目安です。業務を分類ごとにまとめると、内容が多くても読みやすくなります。

他職種から総務へ移る場合、何を書けばよいですか

部署の庶務、備品の管理、行事の取りまとめ、社内の調整など、総務につながる経験を前に出してください。営業事務や受付の経験は、総務の仕事と重なる部分が多くあります。

法務や人事の業務も担当していた場合はどう書けばよいですか

担当した分類として書いて構いません。小さな会社の総務では、法務や人事の一部を担当していることも多くあります。その場合は、どこまで担当したかを正確に書いてください。

使った仕組みやソフトは書いたほうがよいですか

書いてください。社内の申請の仕組みや、表計算ソフトで作った管理表は、入社後にすぐ役立つ経験として評価されます。

自己PR欄と職務経歴の内容が重なってもよいですか

重なって構いませんが、役割を分けてください。職務経歴には事実と数字を、自己PRにはその経験から見える強みと、応募先での生かし方を書くと、書類全体が読みやすくなります。

10. まとめ：今日やる3つのこと

今日やる3つのこと

① 担当した業務を、施設・備品、契約・文書、社内対応、行事に分類する

② 費用や手間を減らした改善を、割合や時間で書く

③ 社内や業者と調整した経験を1つ、具体的に書く

※ 業務を並べるだけで終わらせない。分類・改善・調整を必ず書く

改善を数字で書ける総務の職務経歴書は多くありません。幅広い業務を整理して書くだけで、総務の採用担当には「任せられる人」として伝わります。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。

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