仕事のファイル整理｜第二新卒が資料をすぐ見つけられるフォルダと名前の付け方【2026年版】
仕事に慣れてくると、パソコンの中の資料はどんどん増えていきます。「あの資料、どこに保存したっけ」と探しているうちに時間が過ぎることは、多くの人が経験しているはずです。
ファイル整理は、きれい好きかどうかではなく、決まりを一度つくって、それに沿って保存するだけのことです。フォルダの分け方とファイル名の付け方を決めておけば、探す時間は大きく減ります。
この記事では、フォルダの分け方、ファイル名の付け方の型、版の管理、共有の場所との使い分け、毎週の片づけ方を整理します。
1. 結論：分け方と名前の付け方を先に決める
| 決めること | 内容 |
|---|---|
| フォルダの分け方 | 仕事の種類や取引先ごとに分ける |
| ファイル名の型 | 日付・内容・版を、同じ順番で付ける |
| 保存する場所 | 共有するものは共有の場所、自分用は自分の場所 |
| 片づける時間 | 週に一度、10分だけ整理する |
決まりは、完璧でなくて構いません。大切なのは、毎回同じ決まりで保存することです。
2. フォルダの分け方
| 分け方 | 向いている仕事 | 例 |
|---|---|---|
| 仕事の種類ごと | 決まった作業をくり返す仕事 | 01_見積もり、02_請求、03_報告 |
| 取引先ごと | 担当する取引先が決まっている仕事 | A社、B社、C社 |
| 案件ごと | 期間の決まった案件を進める仕事 | 2026_新商品、2026_展示会 |
| 年や月ごと | 毎月の集計や報告 | 2026年10月、2026年11月 |
フォルダの階層は、3段ほどまでにするのがおすすめです。深くしすぎると、どこに入れたか分からなくなります。フォルダの名前の頭に「01_」のように番号を付けると、並び順を自分で決められます。
3. ファイル名の付け方の型
（例・架空）20261016_A社_見積書_第2版
| 順番 | 入れること | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 日付（20261016など） | 並べたときに日付順になる |
| 2 | 取引先や案件 | 何の資料かすぐに分かる |
| 3 | 資料の内容 | 見積書、議事録、報告書など |
| 4 | 版（第1版、第2版など） | どれが新しいか分かる |
日付は「年・月・日」の順に、8けたで書くと、並べたときに正しく日付順になります。「10月16日」のような書き方だと、並び順が崩れることがあります。職場にファイル名の決まりがあれば、それに合わせてください。
4. 版の管理
| やり方 | 内容 |
|---|---|
| 版の番号を付ける | 直すたびに第1版、第2版、第3版と番号を上げる |
| 「最新」「最終」を付けない | 後で直すと、どれが本当の最新か分からなくなる |
| 古い版は別のフォルダへ | 「過去版」のフォルダに移す |
| 提出した版を残す | 相手に送った版は、名前に「提出」と付けて残す |
「最終」「最新」という言葉は、ファイル名に使わないほうが安全です。「最終_修正_最新」のような名前が増えていくと、どれが正しい資料か誰にも分からなくなってしまいます。
5. 共有の場所との使い分け
| 保存する場所 | 入れるもの |
|---|---|
| チームの共有の場所 | 他の人も使う資料、完成した資料、手順書 |
| 自分のフォルダ | 作りかけの資料、自分用のメモ |
| デスクトップ | その日に使うものだけ。終わったら移す |
他の人も使う資料は、自分のパソコンの中だけに置かないのが基本です。自分が休んだときや、異動したときに、周りが資料を見つけられなくなります。共有の場所の使い方や権限は、職場の決まりに従ってください。
今日から試せる5つの点
- フォルダの分け方を一つ決める。
- ファイル名を「日付_相手_内容_版」で付ける。
- 「最終」「最新」を使わず、版の番号で管理する。
- 他の人も使う資料は、共有の場所に置く。
- デスクトップには、その日使うものだけを置く。
6. 毎週の片づけ方
- 週の終わりに10分だけ時間を取る。
- デスクトップやダウンロードのフォルダにあるファイルを、決まったフォルダへ移す。
- 名前の付け方が型に合っていないファイルを直す。
- 古い版を、過去版のフォルダに移す。
- 不要になったファイルは、職場の決まりに従って整理する。
毎週10分の片づけを続けるだけで、資料が散らかりにくくなります。まとめて片づけようとすると、量が多くて手がつけられなくなります。
7. 職場の情報の扱いで気をつけること
| 気をつけること | 内容 |
|---|---|
| 個人の機器に保存しない | 会社の決まりで許されていない場合は、個人の機器や個人の保存先に入れない |
| 共有の範囲を確かめる | 見てよい人だけが見られる場所に置く |
| 勝手に消さない | 共有の場所のファイルは、他の人も使っていることがある |
| 決まりを確かめる | 保存の期間や、消してよいかどうかの決まりがある場合がある |
会社の資料の扱いには、職場ごとに決まりがあります。個人の機器に保存してよいか、共有してよい範囲はどこまでか、入社したら早めに確かめておいてください。
8. 避けたい整理の仕方5つ
| 避けたいこと | 何が問題か | 代わりにすること |
|---|---|---|
| デスクトップに全部置く | 探すのに時間がかかる | 決まったフォルダに移す |
| ファイル名がばらばら | 何の資料か分からない | 同じ型で名前を付ける |
| 「最終」「最新」を付ける | どれが本当の最新か分からなくなる | 版の番号で管理する |
| フォルダを深くしすぎる | どこに入れたか分からなくなる | 3段ほどまでにする |
| 共有の資料を自分だけが持つ | 休んだときに周りが困る | 共有の場所に置く |
よくある思い込みと実際
| 思い込み | 実際 |
|---|---|
| 整理はきれい好きな人がするもの | 決まりを一度決めて、それに沿って保存するだけ |
| フォルダを細かく分けるほど探しやすい | 深くしすぎると、どこに入れたか分からなくなる |
| 検索できるから名前はどうでもよい | 名前の型がそろっていると、検索もしやすくなる |
| 忙しいから整理は後回しでよい | 保存するときに決まりを守れば、後で片づける時間が減る |
ファイル整理の決まりは、使いながら直していけば構いません。1か月ほど続けて、探しにくいと感じたところだけを見直してください。
9. よくある質問
すでにファイルが散らかっています。どこから手をつければよいですか
まず、よく使う資料から型に合わせて整理してください。全部を一度に直そうとせず、新しく保存するものから決まりを守るだけでも十分です。
職場にファイル名の決まりがあります
職場の決まりがあれば、それに合わせてください。自分の決まりより、職場の決まりを優先するのが基本です。
日付は作った日と送った日、どちらを付ければよいですか
作った日、または相手に送った日のどちらかに決めて、毎回同じにしてください。職場に決まりがあれば、それに合わせます。
探しても見つからないときはどうすればよいですか
パソコンの検索の機能で、ファイル名の一部や中の言葉で探してください。それでも見つからない場合は、早めに周りに聞いたほうが時間がかかりません。
古いファイルは消してもよいですか
自分のフォルダの不要なファイルは整理して構いませんが、共有の場所のファイルは勝手に消さないでください。保存の期間に決まりがある場合もあるので、職場の決まりを確かめてください。
紙の資料も同じように整理したほうがよいですか
紙の資料も、仕事の種類や取引先ごとに分け、日付順に並べると探しやすくなります。紙と電子のどちらに残すかは、職場の決まりに合わせてください。
メールに付いてきたファイルはどうすればよいですか
必要なものは、ファイル名を型に合わせて付け直し、決まったフォルダに保存してください。ダウンロードのフォルダに置いたままにしないことが大切です。
整理する時間がありません
週に一度、10分だけで十分です。保存するときに決まったフォルダと名前で保存する習慣がつけば、片づける時間そのものが少なくなります。
10. まとめ：今週やる3つのこと
今週やる3つのこと
① フォルダの分け方と、ファイル名の型を決める
② 新しく保存するファイルから、型に沿って名前を付ける
③ 週の終わりに10分、デスクトップとダウンロードを片づける
※ 会社の資料の保存場所や共有の範囲は、職場の決まりに従ってください
ファイル整理は、決まりを一度つくって、それに沿って保存するだけで続けられます。探す時間が減れば、その分だけ本来の仕事に時間を使えるようになります。
この先、読むべき記事
- 仕事の基本まとめ｜第二新卒が新しい職場で信頼を積む52記事（仕事の基本の全体像）
- 資料の共有とアクセス権限｜第二新卒が事故を起こさず情報を回す5つのルール（共有の場所の使い方）
- 業務マニュアル・手順書の作り方｜第二新卒が引き継ぎと評価の両方に効く形で残す（手順書のまとめ方）
- 仕事のメモの取り方｜第二新卒が同じことを二度聞かずに済む書き方と見返し方（メモの残し方）
- 議事録と資料作成｜第二新卒が最初に評価される仕事（資料の作り方）
- 仕事のスケジュール管理｜第二新卒が締め切りを守る予定の立て方と見直し方（段取りの立て方）
- 仕事に集中できないとき｜第二新卒が気が散る原因を減らす環境と時間の工夫
この記事を書いた人
木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。
23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。